Eine optimale Zollhandhabung hilft, den administrativen Aufwand gering zu halten, unnötige Wartezeiten für Waren zu verhindern und das finanzielle Risiko im Zoll- und Aussenhandelsbereich tief zu halten. Unter dem Begriff Zollmanagement sind Organisation und Prozesse zusammengefasst. Wie muss nun das Zollmanagement aufgebaut sein?

Der wohl wichtigste Aspekt des Zollmanagements ist die Anpassung an das jeweilige Unternehmen und die Tätigkeiten im Bereich Zoll. Es mag ausreichen, dass eine Person sämtliche Aufgaben übernimmt. Aber oftmals sind verschiedene Personen und Stellen innerhalb eines Unternehmens mit Zollaufgaben betraut – zum Beispiel beim Einkauf und Verkauf und in der Buchhaltung. Die folgenden grundlegenden Faktoren sollen dabei helfen, das Zollmanagement auf- oder auszubauen: Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind zu regeln und am besten schriftlich festzuhalten. Dabei sind auch die Vertretungsverhältnisse bei Abwesenheiten zu klären. Auch der Eskalationsprozess sollte beschrieben werden, wenn es zu ungewöhnlichen Anfragen oder zu möglichen Problemen kommt. Die Aus- und Weiterbildung sollte auch im Bereich Zoll nicht vernachlässigt werden. Die Kommunikation zwischen den zollverantwortlichen Personen – innerhalb einer Firma oder auch zwischen verschiedenen Ländergesellschaften – sollte gefördert werden. Je nach Grösse der Unternehmung oder Anzahl der involvierten Personen ist es förderlich, wenn wichtige Informationen elektronisch an einer zentralen Stelle gespeichert werden. Bei der Kommunikation mit externen Stellen und insbesondere mit Behörden empfiehlt es sich, dass über eine oder wenige zentrale Stellen interagiert wird. Die Dokumentation soll helfen, die involvierten Personen zu unterstützen und notwendige Informationen bereitzustellen. Dazu können Handbücher, Arbeitsanweisungen oder Vorlagen erstellt werden. Durchaus sinnvoll und teilweise auch unverzichtbar ist es, wenn die Dokumente fortlaufend überprüft und angepasst werden. Dies kann einerseits durch eine regelmässige Kontrolle, andererseits aber auch laufend durch das Engagement der involvierten Personen geschehen. Daneben gibt es noch weitere Aspekte und viele Facetten, welche Einfluss auf die Zollhandhabung innerhalb eines Unternehmens haben. Ein Aspekt des Zollmanagements ist auch die Erfassung und Pflege von Stammdaten. Lesen Sie dazu auch die Informationen zum Thema in diesem Eintrag. Zoll ist auch Thema bei der Veranstaltungsreihe QuoVATis Masterclass von PwC, die im Herbst 2013 beginnt. Weitere Informationen werden wir in Kürze aufschalten.

15. August 2013 ▪ Kategorie: Zollorganisation

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Martin Sutter

Manager, Customs & VAT

Martin gehört seit Jahren zu unseren Experten für indirekte Steuern und Zoll. In seiner Tätigkeit für verschiedene Unternehmen und Branchen hat er sich einen umfangreichen Erfahrungsschatz aufgebaut. Martin ist eidgenössisch diplomierter Treuhänder. In seiner Arbeit konzentriert er sich auf die regelkonforme Anwendung von Freihandelsabkommen, Ursprungsregeln, Zollabwicklung und -bewertungen. Zudem betreut er unsere Kunden in der Schnittstelle zwischen Zoll- und Mehrwertsteuer.

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